Privacy policy

Privacy en cookie policy Copandi Vastgoed

Deze verklaring is als volgt opgebouwd:

I)       Inleiding    

II)     Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?    

III)    Welke categorieën van persoonsgegevens worden door de Copandi Vastgoed verwerkt?    

IV)     Voor welke doeleinden verwerkt Copandi Vastgoed uw persoonsgegevens?   

     1) Wettelijke verplichtingen    

     2) Contractuele relaties tussen Copandi Vastgoed en u als klant      

     3) Gerechtvaardigde belangen van Copandi Vastgoed   

     4) Specifiek gerechtvaardigd belang van Copandi Vastgoed: direct marketing doeleinde    

     5) Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie    

     6) Uw toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens bij sollicitatieprocedure

     7) Categorieën en verwerkingdoelen opgelijst    

V)     Met wie deelt Copandi Vastgoed uw persoonsgegevens?    

     1) Persoonsgegevens binnen Copandi Vastgoed   

     2) Persoonsgegevens buiten Copandi Vastgoed   

     3) Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)    

VI)     Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?    

VII)    Beveiliging van uw persoonsgegevens    

VIII)  Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?    

     1) Recht van inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar    

     2) Specifieke rechten van de sollicitant     

     3) Recht van bezwaar tegen direct marketing    

     4) Recht om een klacht in te dienen    

IX)     Cookies     

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

I)      Inleiding

1) In deze policy wordt uitgelegd hoe Copandi Vastgoed persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart die betrekking hebben op haar klanten en alle personen die met Copandi Vastgoed in contact staan (bv. door het bezoeken van onze website of door het stellen van vragen via e-mail, telefoon of de chatfunctie op de website) (hierna ‘u’ of ‘de Gebruiker’).

2) Onder Copandi Vastgoed behoren eveneens nieuwe merken of labels die Copandi Vastgoed op de markt zou brengen.

3) Onder persoonsgegevens (hierna: ‘Persoonsgegevens’) wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

4) Onder sollicitanten (hierna: ‘u’ of ‘Sollicitanten’) wordt elke persoon verstaan die via een  sollicitatieformulier op de jobsite van Copandi Vastgoed of via e-mail een verzoek naar Copandi Vastgoed heeft gestuurd om te solliciteren voor een functie binnen Copandi Vastgoed.

5) Copandi Vastgoed hecht veel belang aan de bescherming van uw Persoonsgegevens en respecteert uw persoonlijke levenssfeer. Copandi Vastgoed behandelt en beschermt uw Persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw Persoonsgegevens leeft Copandi Vastgoed evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over gegevensbescherming kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

6) Copandi Vastgoed nodigt u uit om deze policy zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Copandi Vastgoedop dit gebied kent en begrijpt.

Deze policy wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de policy is beschikbaar op onze website. Copandi Vastgoed zal u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

II)     Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?

7) Copandi Vastgoed is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.

8) Copandi Vastgoed is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de regelgevende instanties verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw Persoonsgegevens. Copandi Vastgoed bepaalt de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens worden verwerkt alsook de rechten die u heeft m.b.t. uw Persoonsgegevens.

9) U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) door hem aan te schrijven op het volgend e-mail adres: privacy@copandi.be.

10) Copandi Vastgoed kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw Persoonsgegevens namens Copandi Vastgoed en volgens de instructies van Copandi Vastgoed te verwerken in overeenstemming met deze policy. Enkel de strikt noodzakelijke gegevens zullen aan deze ondernemingen worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Copandi Vastgoed’ genoemd).

III. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Copandi Vastgoed verwerkt?

11) Copandi Vastgoed kan gegevens en informatie verwerken die door u of door derden worden verstrekt, voor zover dit nodig of nuttig is voor de werking van Copandi Vastgoed.

Om u hierover het best mogelijk te informeren, geeft deze policy eerst een overzicht van de categorieën van Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt (dit overzicht is niet-limitatief en er kunnen dus andere Persoonsgegevens worden verwerkt indien hiertoe de noodzaak blijkt). Hierbij wordt de context aangegeven waarin Copandi Vastgoed deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Copandi Vastgoed de Persoonsgegevens verwerkt.

1/ Identiteitsgegevens

1a/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

1b/ Identiteitsgegevens van de kandidaat - koper of huurder, beleggers

1c/ Identiteitsgegevens van de Gebruiker die zich aanmeldt op een website van één van de leadgenerators waarmee Copandi Vastgoed samenwerkt. (verkoper)

1d/ Identiteitsgegevens van de bezoekers van onze sociale media kanalen.

2/ Gegevens over het onroerend goed

2a/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever  (verkoper of verhuurder)

Voorbeelden:

- Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringsattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstromingsgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde. 

Context: Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Copandi Vastgoed opgevraagd bij de overheid of technische experten.

3/ Gegevens van Sollicitant in het kader van een sollicitatieprocedure

Voorbeelden: Contactgegevens (naam en adresgegevens, e-mailadres, geslacht, taal), opleiding (scholing, cursussen, etc.), arbeidsgeschiedenis (vroegere werkgevers, referenties, etc.), gezinssituatie.

Context:

- Deze gegevens worden door u verstrekt en worden rechtstreeks of d.m.v. formulieren en/of aangehechte CV’s via e-mail jobs@copandi.be verzameld.  

- Copandi Vastgoed verzamelt deze gegevens ook door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of jobkanalen.

4/ Gegevens van kandidaat - huurder die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract.

Voorbeelden: Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc.

Context: Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.

5/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Voorbeelden: Rijksregisternummer.

Context: Deze gegevens worden door u verstrekt. Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.

6/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Voorbeelden: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.

Context: Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Copandi Vastgoed wanneer Copandi Vastgoed de functie van syndicus uitoefent

7/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Voorbeelden: Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.

Context: Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd.

8/ Gegevens over de verrichtingen van Copandi Vastgoed met u.

Voorbeelden: De informatie in verband met uw contacten met Copandi Vastgoed, per telefoon, e-mail,… enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Copandi Vastgoed, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.

Context: Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Copandi Vastgoed (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.).

9/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Voorbeelden: Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.

Context: Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Copandi Vastgoed zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze policy en haar wettelijke verplichtingen.

10/ Cookies en sociale media pixels

Voorbeelden: Gegevens over klik-en kijkgedrag van de gebruiker, devices van de gebruiker, IP-adres, type internet-browser, type operating system of voorkeuren.

Context: Bepaalde informatie wordt verzameld door middel van cookies en/of pixels. Meer hierover in artikel IX.

11) Copandi Vastgoed verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

 

IV)     Voor welke doeleinden verwerkt Copandi Vastgoed uw persoonsgegevens ?

12) Copandi Vastgoed verzamelt en verwerkt uw Persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Copandi Vastgoed zorgt ervoor dat alleen de benodigde en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt. De Persoonsgegevens die Copandi Vastgoed verzamelt en verwerkt in het kader van sollicitaties zullen vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor de sollicitatieprocedure bij Copandi Vastgoed.

In het algemeen verwerkt Copandi Vastgoed uw Persoonsgegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Copandi Vastgoed (12.1).
  • Om een contract te kunnen sluiten en dit contract uit te voeren (12.2).
  • Voor de verwezenlijking van het gerechtvaardigd belang van Copandi Vastgoed zoals het uitsturen van gepersonaliseerde communicatie of enige andere vorm van direct marketing binnen Copandi Vastgoed naar u, met inachtneming van een billijke afweging tussen deze belangen en uw rechten en vrijheden (12.3).
  • In specifieke gevallen, mits uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie, die u op elk moment in overeenstemming met de wet kunt terugtrekken (12.4).

12.1.    Wettelijke verplichtingen

Copandi Vastgoed dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden oplegt om uw Persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen inhouden dat Copandi Vastgoed samenwerkt met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw Persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Deze verplichtingen vallen onder meer binnen de volgende domeinen:

  • De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
  • De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen. 
  • De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Copandi Vastgoed uw Persoonsgegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

12.2.    Contractuele relaties tussen Copandi Vastgoed en u als klant

Alvorens contracten te sluiten dient Copandi Vastgoed soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere:

  • Te reageren op uw verzoek.
  • Te reageren op uw verzoek via websites van leadgenerators waarmee Copandi Vastgoed een samenwerking heeft afgesloten
  • Uw bemiddelingsopdracht te vervullen.
  • U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract.
  • Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.
  • De voorwaarden te bepalen en te waarborgen tegen welke voorwaarden het contract wordt afgesloten.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Copandi Vastgoed een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw Persoonsgegevens intern binnen Copandi Vastgoed worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt Copandi Vastgoed uw Persoonsgegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

  • Beheer van lopende contracten / bestelde diensten.
  • Centraal management en algemeen beeld van de klanten en de Gebruikers.
  • Het beheer van uw vastgoed.
  • Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent.

Copandi Vastgoed kan uw Persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

12.3.    Gerechtvaardigde belangen van Copandi Vastgoed

Copandi Vastgoed verwerkt uw Persoonsgegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Copandi Vastgoed ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

  • Het personaliseren van onze dienstverlening in het algemeen
  • Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de gegevens.
  • Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven), voor de in artikel VI vermelde retentieperiode.
  • De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken.
  • Toezicht op de activiteiten met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Copandi Vastgoed, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
  • De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
    • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
    • Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten op basis van enquêtes bij klanten van Copandi Vastgoed, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook, instagramm) gekoppeld aan Copandi Vastgoed.
  • Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u onder artikel IX: Cookies.
  • De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Copandi Vastgoed of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

12.4.    Specifiek gerechtvaardigd belang van Copandi Vastgoed: direct marketing doeleinde

Copandi Vastgoed voert een klanten- en Gebruikerssegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Copandi Vastgoed onder meer:

  • De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.).
  • Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren.
  • De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar Copandi Vastgoed aanwezig was).
  • Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken.
  • De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen.
  • U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon.

Copandi Vastgoed analyseert ook de resultaten van haar marketing- en campagneactiviteiten om de effectiviteit van deze activiteiten te meten en om u relevante oplossingen aan te bieden.

12.5.    Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie

Copandi Vastgoed kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval vraagt Copandi Vastgoed eerst uw specifieke toestemming.

Door deze privacy en cookie policy te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw Persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

12.6.  Uw Toestemming Voor Het Verwerken Van Persoonsgegevens Bij Sollicitatieprocedure

Door het invullen van en/of versturen van het sollicitatieformulier of e-mail gaat u ermee akkoord dat uw Persoonsgegevens worden verwerkt door Copandi Vastgoed en worden opgenomen in de database van Copandi Vastgoed.

12.7.    Categorieën en verwerkingsdoelen opgelijst

Hier volgt een niet-exhaustief doch gedetailleerd overzicht van de verschillende verwerkingen en de respectievelijke doeleinden.

1/ Identiteitsgegevens

1a/ Identiteitsgegevens van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

1b/ Identiteitsgegevens van de kandidaat - koper of huurder, beleggers

1c/ Identiteitsgegevens van de Gebruiker van een website die leads genereren voor Copandi Vastgoed (verkoper)

Verwerkingsdoel: Met het oog op de uitvoering van de overeenkomst, het ingaan op de aanvragen via websites die leads genereren, het nagaan van uw identiteit en/of het onderhouden van het klantenbestand. De Persoonsgegevens worden onder andere voor de volgende doeleinden gebruikt zonder dat deze opsomming limitatief is:

  • Het versturen van de nieuwsbrief, indien de klant daarvoor zijn toestemming heeft gegeven.
  • Het versturen via e-mail van onze voorwaarden.  
  • Het versturen van een bevestigingsmail voor de goede ontvangst van een bepaalde aanvraag (zoals een info-aanvraag van een pand, project, bezoekaanvraag verhuur…)
  • Het versturen van een e-mail met bijlage waarbij de volledige rondleiding van een pand mogelijk wordt gemaakt
  • Het versturen van hou-mij-op-de-hoogte e-mails
  • Versturen van gepersonaliseerde emails
  • Tell a friend doeleinden

Indien toestemming is gegeven betreffende direct marketing kunnen de Persoonsgegevens ook gebruikt worden om u per e-mail informatie te geven over Copandi Vastgoed haar aanbiedingen.  

Daarnaast kunnen naam en adresgegevens gebruikt worden om u per post informatie over Copandi Vastgoed haar aanbiedingen toe te sturen.

2/ Gegevens over het onroerend 

2a/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

3/ Gegevens van Sollicitant in het kader van een sollicitatieprocedure

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor het aanwervingsbeleid van Copandi Vastgoed.

4/ Gegevens van kandidaat huurder die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

5/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

6/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

7/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de vastgoeddiensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

8/ Gegevens over de verrichtingen van Copandi Vastgoed met u.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de relatie tussen U en Copandi Vastgoed te onderhouden en te optimaliseren.

9/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de relatie tussen U en Copandi Vastgoed te onderhouden en te optimaliseren.

10/ Cookies en sociale media pixels

Verwerkingsdoel: Uitleg is te vinden in artikel IX

 

 

 V)    Met wie deelt Copandi Vastgoed uw persoonsgegevens ?

Voor bovengenoemde doeleinden kan Copandi Vastgoed uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers bekendmaken:

13.1.    Persoonsgegevens binnen Copandi Vastgoed

Copandi Vastgoed behandelt uw Persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw Persoonsgegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Copandi Vastgoed kan uw Persoonsgegevens toezenden aan andere entiteiten gelieerd aan Copandi Vastgoed die Copandi Vastgoed bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

13.2.    Persoonsgegevens buiten Copandi Vastgoed

In sommige gevallen is Copandi Vastgoed bij wet verplicht om uw Persoonsgegevens te delen met derden, waaronder:

  • Overheden, regelgevers, de instanties belast met controle en toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om te communiceren/Informatie over u door te zenden, zoals de fiscale administratie, de Gegevensbeschermingsautoriteit etc.
  • Gerechtelijke/onderzoeksinstanties zoals politie, procureurs, rechtbanken, arbitrage-/bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek

Copandi Vastgoed draagt uw gegevens tevens over aan dienstverleners om te helpen met :

  • Het ontwerp en behoud van computerapparatuur en internetapplicaties 
  • De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.
  • Voorbereiding van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten.
  • Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders.

Copandi Vastgoed dient uw Persoonsgegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die Copandi Vastgoed gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten. Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van incasso of procesvoering aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

Waar nodig zal Copandi Vastgoed de Persoonsgegevens van de Sollicitant doorgeven aan haar sociale partners (zoals het sociaal secretariaat van SD Worx). Dit zal het geval zijn wanneer de Sollicitant een functie binnen Copandi Vastgoed wordt aangeboden.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Copandi Vastgoed ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de Persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Copandi Vastgoed zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de Persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Copandi Vastgoed en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

13.3.    Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Copandi Vastgoed bewaart uw Persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen Persoonsgegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

 

VI)     Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

Copandi Vastgoed zal uw Persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden verzameld.

Specifiek maakt Copandi Vastgoed een onderscheid tussen de bewaringsperiode en de archiveringsperiode:

  • De bewaringsperiode is de maximale periode van gebruik van uw gegevens voor verwerking voor specifieke doeleinden. Over het algemeen worden alle gegevens bewaard betreffende uw relatie met Copandi Vastgoed. Gegevens betreffende prospects worden gedurende maximaal tien jaar na het laatste contact met een prospect bewaard. Dit met uitzondering van  gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderd. 
  • De archiveringsperiode voldoet aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Copandi Vastgoed, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
    • 10 jaar in het kader van de anti-witwaswetgeving.
    • 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Copandi Vastgoed.
    • 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingsstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.

Buiten deze perioden van bewaring en archivering worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

1/ Identiteitsgegevens 

1a/ Identiteitsgegevens van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

1b/ Identiteitsgegevens van de kandidaat - koper / huurder of beleggers

1c/ Identiteitsgegevens van de Gebruiker die zich heeft ingeschreven op een website om leads te genereren (verkoper)

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

2/ Gegevens over het onroerend goed 

2a/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Duur: 10 jaar

3/ Gegevens van Sollicitant in het kader van een sollicitatieprocedure

Duur: Copandi Vastgoed bewaart de Persoonsgegevens van Sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. Na de wervings- en selectieprocedure worden de Persoonsgegevens bewaard, en dit voor een periode van 5 jaar.

4/ Gegevens van kandidaat huurder of koper die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract of onderhandse verkoopovereenkomst.

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

5/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Duur: 10 jaar

6/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Duur: 10 jaar

7/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Duur: 10 jaar

8/ Gegevens over de verrichtingen van Copandi Vastgoed met u.

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

9/ Gegevens over de verrichtingen door u met websites die leads genereren.

Duur: 10 jaar

10/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Duur: 10 jaar met uitzondering van gegevens van kandidaat-huurders die niet weerhouden worden: de financiële informatie van deze personen (loonfiches) worden automatisch verwijderen

11/ Cookies en sociale media pixels

Duur: Eén maand

 

VII. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Copandi Vastgoed hanteert strikte normen om de Persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging op beschadiging.

Copandi Vastgoed neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw Persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw Persoonsgegevens onder de controle van Copandi Vastgoed gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Copandi Vastgoed onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediërende maatregelen. Indien nodig, zal Copandi Vastgoed u, evenals de Gegevensbeschermingsautoriteit, in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

 

VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens?

Recht van inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

  • Het recht op inzage van uw Persoonsgegevens bij Copandi Vastgoed.  Dit houdt in dat u Copandi Vastgoed kan vragen: of zij uw Persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en  aan wie zij worden meegedeeld.
  • Een recht van rectificatie als u constateert dat uw Persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • Een recht op wissing van uw Persoonsgegevens. U kan op het einde van het contract dat u met Copandi Vastgoed gesloten hebt vragen om te stoppen met het gebruik van uw Persoonsgegevens. Copandi Vastgoed kan echter, in het kader van deze policy, voorgaande Persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden van transacties vereist zijn. Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om Copandi Vastgoed te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw Persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of het gerechtvaardigd belang van Copandi Vastgoed. Vanwege haar gerechtvaardigde belangen kan Copandi Vastgoed uw Persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van Copandi Vastgoed, tenzij u besluit om de relatie met Copandi Vastgoed te beëindigen.
  • Een recht op beperking van uw Persoonsgegevens: u mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken wanneer u meent dat uw gegevens niet correct zijn. Dit houdt in dat de verwerking wordt opgeschort totdat u meent dat de gegevens correct zijn.
  • Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Copandi Vastgoed heeft verstrekt indien uw Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze Persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Copandi Vastgoed vragen uw Persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Copandi Vastgoed.
  • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.12.4 en IV.12.5. Copandi Vastgoed zal in dat geval het verwerken van uw Persoonsgegevens stopzetten, tenzij Copandi Vastgoeddwingende, gerechtvaardigde en zwaarder wegende gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, dan wel voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per mail te versturen met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar privacy@copandi.be

Specifieke rechten van de Sollicitant

  • Recht van toegang en inzage: De Sollicitant heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van zijn of haar Persoonsgegevens die door Copandi Vastgoed worden bewaard. Het recht op inzage van de Sollicitant heeft betrekking op een overzicht van de Persoonsgegevens die Copandi Vastgoed heeft verzameld door inzameling van de gegevens die door de Sollicitant zelf werden overgemaakt. Het recht op inzage geeft de Sollicitant geen inzage op enige interne nota’s gemaakt door de bevoegde personeelsleden of aangestelden binnen Copandi Vastgoed.
  • Recht van verbetering, verwijdering en beperking: De Sollicitant heeft steeds het recht om ons te verzoeken de Persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. De Sollicitant erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van Persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn. De Sollicitant mag vragen om de verwerking van zijn of haar Persoonsgegevens te beperken tot de noodzakelijke Persoonsgegevens om de sollicitant te identificeren en te kwalificeren voor een bepaalde functie.

Recht van bezwaar tegen direct marketing

Zoals onder IV.12.4 en IV.12.5 werd aangegeven vraagt Copandi Vastgoed uw toestemming om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, indien u dergelijke mededelingen niet (meer) wilt ontvangen van Copandi Vastgoed. In dat geval zal Copandi Vastgoed uw Persoonsgegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

U kan ons uw bezwaar op de volgende wijzen kenbaar maken:

  • Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar privacy@copandi.be.
  • Door op de link “pas uw instellingen aan” te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door Copandi Vastgoed is verzonden

De uitoefening van het recht van bezwaar kan evenwel Copandi Vastgoed niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze policy.

Recht om een klacht in te dienen

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw Persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt: per e-mail: privacy@copandi.be

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit), per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.

IX)     Cookies

Wat zijn cookies?

Een “cookie” is een klein bestand uitgezonden door de server van Copandi Vastgoed en geplaatst op de harde schijf van Uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door Ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de website.

Waarom gebruiken we cookies?

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere Gebruikers van onze website. Dit helpt ons om u een betere Gebruikerservaring te bieden wanneer u onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren.

Ten gevolge van recente wetswijzigingen worden alle die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om uw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën op uw computers of mobiele apparaten. Deze cookie policy geeft u duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hun doel.

Soorten cookies:

Hoewel er verschillende soorten cookies bestaan, onderscheiden qua functionaliteit, herkomst of bewaartermijn, maakt de wetgeving hoofdzakelijk een onderscheid tussen functionele of technisch noodzakelijke cookies enerzijds en alle andere cookies anderzijds.

Deze website gebruikt uitsluitend volgende cookies:

Functionele cookies

1) Authenticatiecookies - ‘Remember me’

Functie: Identificeren de Gebruiker als hij is ingelogd op het Platform van Copandi Vastgoed. Deze cookies worden telkens één maand na de laatste login bijgehouden.

2) User input cookies - ‘Lifestyle Identifier’

Functie: Het onthouden van handelingen van de gebruiker op een website.

3) User interface customization-cookies

Functie: Wordt gebruikt om voorkeuren van de gebruiker te onthouden.

Niet-functionele cookies

1) Trackingcookies

Functie: Worden gebruikt om het surfgedrag van bezoekers vast te leggen.

2) Social plug-in trackingcookies

Functie: Worden gebruikt om sociale-mediamodules aan te bieden op een website, zoals een Facebook like-knop, LinkedIn share-knop of de mogelijkheid een bericht te retweeten.

Voor cookies geplaatst door derde partijen (o.a. Google Analytics, Google Plus, Maps, Hotjar, Linkedin Insight Tag, Adwords), Bing Search Marketing, Instagram en Facebook verwijzen wij u graag naar de policies die deze partijen op hun respectieve websites daarover geven. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die policies, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.

  • Copandi Vastgoed gebruikt Google Adwords cookies om het surfgedrag van de bezoeker bij te houden. Aan de hand van deze gegevens wordt u dan in een groep ingedeeld zodat Copandi Vastgoed reclame op maat kan bieden.
  • Copandi Vastgoed gebruikt de Facebook en/of Instagram Pixel cookies bij het bezoek aan de site. Dit stelt ons in staat om u te contacteren via Facebook en Instagram en de bezoeker in te delen in groepen. Op grond van deze pixel kan Copandi Vastgoed u terug contacteren op Facebook en/of Instagram. Indien u geen gebruik wil maken van deze functionaliteiten zal dit eveneens kunnen worden uitgeschakeld op eenvoudig verzoek.
  • Copandi Vastgoed gebruikt LinkedIn Insight Tag cookies bij het bezoek aan de. Dit stelt ons in staat om uw surfgedrag bij te houden. Aan de hand van deze cookie kan Copandi Vastgoedreclame op maat bieden.  
  • Copandi Vastgoed maakt voorts gebruik van Google Analytics, een web analytics service van Google. Google Analytics plaatst een cookie om uw gebruik van de site te evalueren en stelt ons in staat rapporten op te maken van de activiteit op onze websites, dit om te analyseren hoe bezoekers onze websites gebruiken. Google verzamelt deze gegevens anoniem zonder individuele Gebruikers te identificeren. Google bewaart de gegevens verzameld door de cookies op servers in de Verenigde Staten. Google kan deze info ook aan derden doorgeven indien zij hier door de wet toe verplicht wordt of indien deze derde partijen de informatie voor Google behandelen. Google zal uw IP-adres niet koppelen aan andere bij Google bewaarde gegevens. Door van deze site gebruik te maken, stemt u impliciet in met de hierboven beschreven manier waarop Google deze gegevens gebruikt. Door het installeren van de Google Analytics opt-out add-on kan u verhinderen dat Google Analytics informatie over uw websitebezoeken verzamelt.
  • Copandi Vastgoed gebruikt Hotjar om  op de website zo een best mogelijke Gebruikerservaring voor de surfer, zijnde dus u, te kunnen garanderen. Om dit te verwezenlijken worden anonieme gegevens bijgehouden over uw surfgedrag op onze website. Het gaat hier over welke muisbewegingen u op onze website maakt. Op basis van deze bewegingen worden heatmaps gegenereerd die de marketing afdeling gaat gebruiken om een betere beleving voor de bezoeker van de website te creëren.

Uw toestemming:

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om de door ons gebruikte cookies te aanvaarden.

U kunt tevens cookies weigeren of blokkeren door de configuratieparameters van uw navigatiesysteem te wijzigen. Het uitschakelen van cookies kan betekenen dat u van bepaalde functionaliteiten van de website geen gebruik kunt maken.